APAKAH ANDA MENGGUNAKAN WAKTU DENGAN BAIK?

Inilah 3 langkah perencanaan dalam mengatur waktu secara bijak dan stratgis
Oleh Melissa Raffoni

Meski secara sadar semua manager memahami bahwa waktu adalah sumber daya yang paling langka, namun sedikit yang berusaha untuk mendapatkan perspektif strategis mengenai cara mereka menghabiskan waktu setiap minggunya. Lebih sedikit lagi yang berlatih secara regular untuk menjaga agar prioritas yang mereka anggap penting sesuai dengan cara mereka menghabiskan waktu.

“Mereka yang disebut sebagai pemimpin yang alami tahu bagaimana menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya” tulis Warren Blank dalam buku 108 Skills of Natual Born Leaders (Amacom, 2001). Bagi mereka yang tidak secara alami memiliki bakat ini, inilah beberapa cara untuk melakukannya :

1. Klasifikasikan tanggung jawab anda menjadi beberapa kategori

Kategori ini akan bervariasi tergantung pada fungsi kerja anda, namun pengkategorian harus bersifat stratgeis dan taktis—tentukan tidak lebih dari enam kategori. Contoh berikut bisa jadi pertimbangan :

• Pertumbuhan dan Perkembangan. Kategori ini berfokus pada kesempatan bukan pada krisis, dan biasanya nilai tambah yang anda bawa bagi perusahaann adalah yang terbaik. Tantangannya adalah untuk menjaga waktu yang disediakan untuk aktifitas yang sangat penting ini – jangan biarkan hal lain yang tidak lebih penting membuat anda melupakannya. 
• Mengatur Orang. Anda mungkin ingin memecah kategori ini dengan mengelola atasan, mengelola sejawat atau mengelola bawahan. Manajer sangat sadar bahwa coaching dan mentoring memungkinkan mereka memaksimalkan kelebihan yang dimiliki, bahkan terutama dalam waktu-waktu yang sulit, ia akan mengingatkan anda bahwa anda tidak akan mampu menciptakan efisiensi tanpa penyesuan secara upward dan lateral. Terlebih lagi, setiap orang sepakat bahwa komunikasi itu sangat penting, namun berapa banyak orang yang menyediakan waktu untuk itu? Saat anda bekerja mengejar target anda, jangan biarkan komunikasi –dalam berbagai arah- membuat anda lemah. 
• Tanggung jawab utama sehari-hari. Tergatung pada tugas anda, area ini juga bisa dibagi kembali – misalnya ke dalam Penjualan dan proses pelayanan.
• Administrasi. Misalnya mencakup hal-hal yang bersifat rutin yang meliputi menetapkan sukmber daya yang dibutuhkan hingga melakukan wawancara sampi juga membalas email. Bersiaplah untuk terkejut saat anda menambahkan jumlahnya. 

CONTOH PENGATURAN WAKTU MINGGUAN BAGI KONSULTAN MANAJEMEN
Kategori	Alokasi presentase waktu / jam per minggu	Waktu actual yang dihabiskan dalam satuan jam							Total Presentase/ jam per minggu
		M	Tu	W	Th	F	S	S
Pertumbuhan dan pengembangan, metodologi proyek, manajemen proyek	10% / 4 hours						1		2.5% / 1
Berhubungan dengan orang (atasan ataupun rekan kerja)	5% / 2 hours	0.5		1		0.5			5% / 2
Berhubungan dengan  (bawahan)	5% / 2 hours	0.5	1			0.5			5% / 2
Sales support	5% / 6 hours	1	2	2		1			15% / 6
Konsultasi pelaksanan dan manajemen klien	60% / 24 hours	3	4	5	7	4			5% / 23
Administrasi	5% / 2 hours	3	1		1	1			15% / 6
Total	100% / 40 hours	8	8	8	8	7	1		100% / 40
Untuk aoa waktu anda habiskan? Konsultan ini, tugas administrative membagi waktu untuk perkembangan dan pengembangan

2. Tanyakan kepada diri anda berapa persen waktu yang harus anda habiskan dalam setiap kategori

Sebelum anda menetapkan persentase, Blank menyarankan agar anda menjawab pertanyaan berikut: “Terkait apa yang ingin saya capai sebagai seorang pemimpin, apa sebaiknya yang harus dilakukan?” agar anda dapat menjawab factor yang dapat menghabiskawn waktu anda: Aktifitas yang membuat anda sangat berpengaruh, prioritas strategis perusahaan, dan kebutuhan jangka pendek supervisor, atasan langsung dan pelanggan. Jika anda sudah menetapkan presentase kemudian terjemahkan hal tersebut menjadi satuan jam yang dibutuhkan setiap kategori. Apakah total jam itu realistis dan bisa dijalankan untuk kerangka waktu yang anda pertimbangkan? Supaya bisa berhasil, maka alokasi waktu anda pun bisa saja diubah secara rutin baik setiap quarter, bulanan atau bahkan minggaun. 

3. Periksa agar sesuai dengan atasan atau rekan kerja anda

Jalankan alokasi waktu anda dengan manajer dan rekan kerja kunci; mintalah mereka untuk berbagi alokasi waktu yang mereka tetapkan, jika memungkinkan. Dengan berbagi alokasi waktu  secara tim akan member anda focus dan kebersamaan. 

Atur waktu anda

Sekarang anda sudah memiliki rencana untuk menggunakan waktu anda, jalankan secara ketat tanpa ampun. 

Audit Waktu Anda

Ambil kalender minggu kemarin, dan evaluasilah kalender itu dengan menggunakan alokasi waktu yang sudah anda susun untuk setiap kategori. Proses Ini akan memberi and aide seberapa banyak penyeusaian yang harus dilakukan selanjutnya. Catat bagaimana anda menghabiskan waktu di dalam kolom manajemen waktu –bagi kebanyakan orang, disiplin melakukan ini adalah setengah dari peperangan. (Lihat di table). “Tereakhir kali saya melakukan manajemen waktu, saya terkejut karena saya menemukan bahwa saat di kantor, saya menghabiskan hamper setengah waktu saya di telepon, baik itu melakukan panggilan atau menitip pesan bagi orang-orang yang tidak ada” tulis Elaine Biech dalam bukunya  The Consultant’s Quick Start Guide: An Action Plan for Your First Year in Business (Jossey-Bass/Pfeiffer, 2001).

Time audits, menurut Blank, dapat menunjukkan bagaimana anda bisa “teralihkan dari hal-hal yang penting”. Sebagai contoh, apakah multitasking benar-benar membantu anda? Kemampuan ini dianggap sebagai hal yang paling inti dari perilaku manajemen, namun penelitian tahun 2001 yang dilakukan Joshua Rubinstein, David Meyer, dan Jeffrey Evans menunjukkan bahwa setiap orang mengalami suatu kebuntuan setiap saat mereka harus melakukan perubahan tugas. Semakin rumit tugas perubahan tugas yang anda lakukan , maka anda akan semakin membutuhkan lebih banyak waktu untuk beralih ke tugas yang baru, menyesuaikan diri dengan mindset tugas tersebut, dan kembali kencang dalam kembali ke tugas yang semula. Semua mengatakan bahwa setiap penelitian memperkirakan bahwa proses peralihan tugas ini bisa mengurangi efisiensi perusahaan hingga 20 – 40%. 

Berlatih Mengelompokkan waktu.

Daftar pekerjaan hanya akan sedikit berhasil jika anda tidak menentukkan parameter berapa banyak waktu yang anda berikan pada setiap pekerjaan. Saat anda membuat daftar, tentukan dengan cermat waktu yang dibutuhkan oleh setiap pekerjaan, dan masukkan ke dalam kalender anda. Kedisiplinan ini tidak hanya akan membantu anda menyelesaikan daftar abda, namun juga akan mengembangkan kemampuan anda dalam memperkirakan waktu dan mengelola harapan orang di sekeliling anda. Secara khusus jika anda dalam posisi yang baru atau menghadapi tugas baru, mintalah bantuan untuk memperkirakan waktu bagi setiap pekerjaan –jika tidak, anda mengambil resiko untuk menyalahi deadline dan salah dalam mengelola harapan. 

Berikan Perhatian pada area yang paling lemah.

Jika anda selalu menedelegasikan tugas2 yang tidak anda lakukan dengan baik, kelemahan anda akan menghantui. Akuilah kelemahan anda, namun gunakan struktur untuk menguranginya.

Sebagai contoh, banyak manajer yang mengalami kesulitan mengatkan tidak kepada rekan kerjanya yang melakukan permintaan secara mendadak. Maka beritahukan kepada orang tersebut prioritas yang ingin anda lakukan dalam menggunakan waktu dan mendorong mereka untuk menjadwal ulang pertemuan dengan anda.

“Banyak orang yang mengatur hidup mereka dengan krisi” tulis Stephen Covey dalam Principle-Centered Leadership (Summit Books, 1991). “Satu-satunya prioritas yang mereka lakukan adalah antara satu problem dan problem lainnya”. Namun manajer yang efektif berfokus pada kesempatan, ia menambahkan dan mengatur jadwal berdasar kesempatan yang dimiliki. “Kecuali jika ada sesuatu yang lebih penting –bukan yang lebih mendesak- maka kita harus disiplin dalam melakukan apa yang direncanakan”

_ 

Melissa Raffoni adalah presiden Raffoni CEO consulting. Dia memiliki spesialisasi dalam membantu CEO dan senior eksekutif dalam mengembangkan efektiftas dan performa perusahaan.  Ia dapat dihubungi melalui MUOpinion@hbsp.harvard.edu. 

diterjemahkan dari : Are You Spending Your Time the Right Way? oleh Melissa Raffoni dalam Article Reprint U0607B Harvard Management Update

gambar dari sini